Administratie VOF
Uit DeVliegendeWiki
Dit artikel gaat verder waar Administratie eenmanszaak ophoudt: We hebben nu een administratie waarbij inkomsten over verschillende rekeningen verdeeld worden, zodat we ook inkomsten dubbelzijdig moeten gaan administreren. Dus een volwaardige dubbelzijdige administratie. Nog steed doen we het met een rekenblad.
Inhoud |
Controlekolom
Het is handig om op elke boekingsregel een controlekolom toe te voegen, om op die manieren elementaire fouten te localiseren:
som(credit)-som(debet)
De uitkomst moet nul zijn.
Mutaties & balans
De balans moet altijd in evenwicht zijn. Mutaties kunnen daar op twee manieren in voorzien:
- Indien een post muteert, muteert een andere post aan dezelfde kant van de balans evenveel, in tegengestelde richting;
- Indien een post muteert, muteert een andere post aan de andere kant van de balans evenveel, in dezelfde richting.
Mutatie-voorbeelden
Inbreng eigen vermogen:
- Post EV stijgt (credit);
- Post bankrekening stijgt (debet).
Omzet dienstverlening:
- Post kas stijgt (debet);
- Eigen vermogen stijgt (credit). Eigen vermogen is wat dat betreft de sluitpost van de balans.
Een debiteur uit het vorige jaar betaalt (meestal houden we debiteuren niet op deze manier bij):
- Post bankrekening stijgt (debet)
- Post debiteuren daalt (debet).
In een VOF betaalt Compagnon A een rekening voor hosting-kosten vanaf zijn privérekening. Het bedrijf heeft nog geen eigen bankrekening. Dit betreft twee transacties.
Eerste transactie:
- Post Bankrekening compagnon A stijgt (debet)
- Post Eigen vermogen compagnon A stijgt (credit)
Tweede transactie:
- Post Kosten hosting stijgt (debet)
- Post Bankrekening compagnon A daalt (debet)
Contante verkoop van een ding met verkoopwaarde van € 900,--, voor € 1.200,--:
- Post Voorraad daalt met € 900,-- (balans, debet)
- Post Kas stijgt met € 1.200,-- (balans, debet)
- Post Winst stijgt met € 300,-- (resultatenrekening, credit)
Rekeningen
Bij boekhouden wordt gewerkt met rekeningen, staatjes waarop soortgelijke transacties worden bijgehouden. De toestand of status van een rekening is het saldo.
Rubrieken
Een standaardindeling van rekeningen naar rubriek:
- 0 - Rekeningen van vaste activa, langlopende schulden, en eigen vermogen
- 1 - Rekeningen van kortlopende schulden en vorderingen, liquide middelen
- 2 - Tussenrekeningen
- 3 - Voorraadrekeningen
- 4 - Kostenrekeningen
- 8 - Opbrengstrekeningen
- 9 - Resultaatrekeningen
Rubrieken 5, 6 en 7 hebben betrekking op industriële bedrijven
Rekeningsoorten
Uiteindelijk werken alle mutaties door in de balans of de resultatenrekening. Daarom zijn alle rekeningen daaraan te relateren:
| Rekeningsoort | Omschrijving |
|---|---|
| Passiva | Balansrekening, debet |
| Activa | Balansrekening, credit |
| Uitgaven | Resultatenrekening, debet |
| Inkomsten | Resultatenrekening, credit |
Daarnaast bestaan er tussenrekeningen, voor tijdelijke stalling van onduidelijke mutaties.
Bronnen:
- http://www.speedbalance.nl/dubbel-boekhouden
- Boekhouden - Een korte oriëntatie door Drs. J.C. Hoogheid AC
Rekeningschema voor een VOF
Dit is het rekenschema dat we voor de administratie in 2012 gebruiken;
Balansrekeningen:
- Betaalrekening
- Debiteuren
- Crediteuren
- EV Hans
- EV Jeroen
- Geïnde BTW
- Betaalde BTW
- Nog te betalen BTW
Winst- en verliesrekening:
- Omzet
- Directe kosten
- Indirecte kosten
Dit is zo'n beetje het eenvoudigste schema dat ik kon verzinnen (en goedgekeurd door onze boekhouder):
- Met dit schema is niet niet mogelijk om saldi per kostensoort in te zien, omdat daar geen aparte rekeningen voor zijn gemaakt. Je kunt dus alleen directe en indirecte kosten zien. Voor ons is dat voldoende;
- Bij het opstellen van een winst- en verliesrekening heb je na bedrijfsresultaat vaak nog een post financiele kosten oid. Die post hebben we niet nodig. Daarom ontbreekt die rekening bij de winst- en verliesrekening;
- Er zijn drie rekeningen mbt. de BTW. In principe kan het met één rekening, maar dat is nogal foutgevoelig, en ik vind het verrekenen van de BTW toch al een abstract klusje.
Resultatenrekening, credit & debet
Bij de balans is het duidelijk wat credit en debet is, omdat het eerste rechts staat, en het laatste links. Een resultatenrekening is meestal een rijtje, maar kan ook in een linker- en rechterzijde ingedeeld worden. Dat maakt het wellicht inzichtelijker:
| Omschrijving | Bedrag | Omschrijving | Bedrag |
|---|---|---|---|
| Telefoonkosten | € 1.000,-- | Winst uit verkopen | € 9.000,-- |
| Indirecte kosten | € 1.600,-- | Intrest | € 800,-- |
| Resultaat | € 7.200,-- | ||
| Som | € 9.800,-- | Som | € 9.800,-- |
| Omschrijving | Bedrag | Omschrijving | Bedrag |
|---|---|---|---|
| Directe kosten | € 1.000,-- | Omzet | € 9.000,-- |
| Indirecte kosten | € 2.000,-- | ||
| Rentekosten | € 500,-- | ||
| Winst?? | € 5.500,-- | ||
| Som | € 9.000,-- | Som | € 9.000,-- |
Het schijnt dat je bij het afsluiten van een periode, iets moet doen met boeken van de winst. Dat ontgaat mij.
Voorbeeld 01: Mutaties & kosten
De balans geeft de toestand van een bedrijf weer op een bepaald moment, terwijl de resultatenrekening veranderingen gedurende een periode weergeeft. Er zijn mutaties denkbaar die geen invloed hebben op de balans en/of de resultatenrekening, zoals geld verplaatsen van de ene bankrekening naar de andere. Meer essentiële mutaties zullen echter altijd doorwerken in de balans en/of resultatenrekening.
Wat is het verband tussen kosten en balans? Want kosten vind je niet direct terug op de balans, maar wel op de resultatenrekening. Het antwoord: Via het eigen vermogen. Dit is namelijk de sluitpost van de balans. Zie de schermafdruk hiernaast. Let op: Het journaal is hier nogal slordig opgesteld.
Voorbeeld 02: Winst afboeken bij sluiten van de periode?
Omdat een resultatenrekening ook in evenwicht moet zijn, zou je aan het eind van een boekingsperiode, de winst in de boekhouding moeten opnemen. Dat zou dan een rr-debet-rekening moeten zijn. De tegenrekening zou het eigen vermogen moeten zijn. Ik zie de noodzaak niet van zo'n boeking. Zie de schermafdruk hiernaast.
Voorbeeld 03: Nu met BTW
Om BTW in dit verhaal te betrekken, blijft een koud kunstje te zijn. Zie schermafdruk.
Voorbeeld 04: Inkomsten van een opdracht direct verdeeld
We zitten met z'n tweeën in een VOF, en voortdurend onttrekken we geld, en brengen we weer geld in. Voorbeelden:
- Inbreng van privé-vermogen van € 5.000,--;
- Contante ontvangst van een betaling, dat vervolgens privé wordt gebruikt;
- Lenen van een bedrag van de ene vennoot aan de andere, via de VOF.
Het is belangrijk om dit goed te administreren. Als vennoten geld aan elkaar lenen, kan dat uiteraard buiten de VOF om, maar toevallig past dit goed binnen de structuur die ook al voor de overige mutaties gebruikt wordt.
Aan de debetzijde draait dit om de een balanspost per vennoot, in ons geval: EV - Hans en EV - Jeroen. De corresponderende credit-posten zullen posten zijn zoals Kas - Hans, Kas - Jeroen, of een rekening-courant-mutatie. Winst of Onttrekking winst spelen hierbij trouwens geen rol: Winst is iets wat aan het eind van een boekingsperiode, typisch een jaar, overblijft en verdeeld moet worden.
Hier komt het voorbeeld: We leveren samen een computer af. Ik krijg € 150,-- contant betaald, en dat geld verdelen we direct. Boekingsfeiten:
Eerste gedeelte: Omzet + geld in kas Jeroen:
Omzet € 126,05 Kas Jeroen € 150,-- Af te dragen BTW € 23,95
Tweede gedeelte: Hans en Jeroen verdelen dit bedrag:
Kas Hans € 75,-- Kas Jeroen € 75,--
Derde gedeelte: Hans en Jeroen onttrekken deze bedragen:
Kas Hans € 75,-- EV Hans € 75,-- Kas Jeroen € 75,-- EV Jeroen € 75,--
Om dit korter te maken, kunnen we 'Kas Jeroen' er tussenuit halen:
Omzet € 126,05 Kas Jeroen € 75,-- Kas Hans € 75,-- Af te dragen BTW € 23,95 Kas Jeroen € 75,-- Kas Hans € 75,-- EV Jeroen € 75,-- EV Hans € 75,--
En dit kan uiteraard nog een stap korter, maar dan gaat de informatie verloren dat dit contant is gegaan:
Omzet € 126,05 Af te dragen BTW € 23,95 EV Jeroen € 75,-- EV Hans € 75,--
