Openbravo 2.40 - configuratie
Uit DeVliegendeWiki
Dit document behandelt aspecten die betrekking hebben op de configuratie van een Openbravo-installatie.
Zie ook Openbravo - Installatie
Additionele users aanmaken
We hebben nu al minimaal twee users met drie rollen:
- Systeembeheer-user met bijbehorende rol
- MyCompanyAdmin-user met admin-rol en gebruikers-rol.
Het schijnt nu handig te zijn om additionele users aan te maken:
- Log in als MyCompanyAdmin
- General Setup > Security > User
- Client: Als het goed is, kun je hier alleen MyCompany kiezen, want dat is waarmee je bent ingelogd.
- Organization: Als je bij Initial Client Setup geen onderscheid in organizaties hebt aangemaakt, kun je hier alleen kiezen tussen * en MyCompany. Wellicht 't handigste om 't sterretje te kiezen: Dan hoort deze user alvast bij alle toekomstig aan te maken organizaties van deze client/
- First Name, Last name, Description en Comments spreken voor zich.
- Business Partner: Hier kun je aangeven of de user tevens bussiness partner is, bv. Employee. Als je nog geen business partners hebt ingevoerd, kun je dit veld voor dit moment leeglaten. Hetzelfde geldt voor Partner Address.
- Username: Dit is de username waarmee deze user kan inloggen in OpenBravo. Wellicht handig om iets compacts te kiezen. Je moet het record nu wegschrijven (bv. CTRL-S) voordat je een wachtwoord kunt invoeren.
- Defaults: Hiermee kun je instellen wat de standaard rol, client, taal, organization en warehouse is. Rol moet je opgeven, omdat Openbravo anders niet weet in welke hoedanigheid deze user is ingelogd. Voordat je standaard-waardes voor Default Role en Default Client kunt geven, moet je eerst op het subtabblad User Roles een rol aanmaken!
Business Partners
Iedereen met wie MyCompany transacties doet, is een business partner. Er zijn drie soorten business partners: Medewerkers, leveranciers en klanten. Een business partner kan meer dan een soort zijn.
Nieuwe business partner aanmaken:
- Ga naar Master Data Management > Business Partner
- Indien deze business partner slechts een relatie heeft met een specifieke organisatie binnen deze client, kun je dat aangeven bij Organization. Als er een sterretje staat, kan deze business partner met alle huidige of toekomstige organisaties van deze client transacties aangaan.
- Search Key: Hier kun je een specifieke zoekterm voor deze business partner opgeven. Wellicht handig om de kortste term te gebruiken die intuitief naar deze business partner verwijst. Het mag overigens ook een term zijn die uit meerdere woorden bestaan.
- Title: Hier kun je de aanhef voor deze business partner aangeven. Als je op de link Title klikt, beland je op een scherm waar je aanheffingen voor verschillende talen lijkt te kunnen beheren, inclusief de mogelijkheid om mensen bij een hun voornaam aan te spreken. Wellicht dat Title alleen zin heeft voor natuurlijke personen.
- Business Partner Category: Je kunt categorieen defineren waarin je business partners kunt onderbrengen. Dat kan handig zijn voor de boekhouding. Het woord Business Partner Category is tevens een hyperlink: Je kunt daarmee naar het bijbehorende menu springen. Mocht je geen gebruik willen maken van business partner categorieen, kun je deze optie negeren.
- Je moet het record nu opslaan voordat je subtabs kunt openen.
Business Partner: Klant
Om een business partner als klant te in te stellen:
- Ga naar Master Data Management > Business Partner > Customer
- Invoice terms: Factuurcondities (niet betaalcondities, want die komen elders aan de beurt):
- After delivery
- After order delivered
- Customer schedule after delivery
- Do not invoice
- Immediate: Dit is de situatie met kassa's en kassabonnen in plaats van facturen.
- Invoice Grouping: ?
- Delivery Grouping:
- After Receipt
- Availability
- Complete Line: Als het kan voorkomen dat er minder wordt afgeleverd dan oorspronkelijk besteld, heb je waarschijnlijk deze optie nodig.
- Complete Order
- Payment Terms: Hier kun je specificeren hoe klanten in termijnen kunnen betalen.
- Form of Payment:
- Bank Deposit: Dit is de normale manier als klanten op factuur betalen.
- ...
Clients, organizations & warehouses
Openbravo kent drie organisatieniveau's. Die moet je alle drie in de juiste volgorde configureren:
- Client: De client of entity is het hoogste (transactionele) abstractie-niveau. Je kunt in een Openbravo-installatie meerdere clients aanmaken en beheren. Clients zijn geheel gescheiden van elkaar. Zodoende kun je desgewenst op 1 fysieke machine, administraties van meerdere klanten onderbrengen.
- Organization: De organization is een onderdeel van een client. Je kunt een onbepert aantal organizations per client aanmaken en beheren. Voorbeelden van het gebruik van meerdere organizations: Een holding met meerdere werkmaatschappijen; meerdere locaties die min-of-meer zelfstandig opereren; business units
- Warehouse: Een organization kan een onbeperkt aantal warehouses in gebruik hebben. Ook voertuigen kunnen als opslagruimte dienen.
Documentatie
YouTube:
- Emprendedpres (TVE: Korte documentaire over ontstaan OpenBravo
- Er lijken weinig relevante filmpjes te zijn
Initial Client Setup
- Om de initial client setup te kunnen doorlopen, moet je de rol van system administrator hebben.
- Ga naar General Setup > Client > Initial Client Setup
- Client: Naam van het bedrijf
- Client Username: Een korte username voor de client admin account. Bv. MyCompanyAdmin. Het schijnt belangrijk te zijn om deze naming convention client name + Admin te gebruiken.
- Country: Nederland vind je onder ehh, Holland.
- Organization: Bij gebrek aan betere ideeen, krijgt dit dezelfde waarde als Client
- Organization Username: Kies een practische username voor de eerste gebruiker van deze client. Bv. MyCompanyUser
- Region: Leeg laten
- Currency: Als je de e intikt, zit je in de lijst vrij dicht bij euro.
- Accounting File: Niet vergeten. Een redelijk standaard Nederlands grootboekschema kun je downloaden vanaf http://groups.google.com/group/openbravo-localization-to-the-netherlands/files. Als je een grootboekschema hebt ge-upload, verschijnt er een overzicht. Als het goed is, met bovenaan de tekst Process completed successfully.
Als de setup succesvol is doorlopen, is het client admin account aangemaakt, waarbij het wachtwoord dezelfde is als de loginnaam (zoiets als MyCompanyAdmin, als je je aan de voorgestelde naming conventie hebt gehouden).
Interface
Het menu aan de linkerkant heet Application Menu. Wellicht dat Application Interface een aardige naam voor het rechtervlak is.
http://wiki.openbravo.com/wiki/User_Manual_2.40#Keyboard_shortcuts is de bron van onderstaande keyboard shortcuts
Algemeen:
- CTRL-U: Open User Option Window
- CTRL-Q: Log uit
- F8: Open Alert Window
- CTRL-I: Open About Window
- CTRL-H: Open Help Window
- CTRL-R: Ververs het huidige scherm
- CTRL-G: Wissel tussen Grid View en Form View
- ALT-Pijl Links: Ga naar het vorige scherm. Dit is een standaard browser-shortcut
- ALT-Pijl Rechts: Ga naar volgende scherm (als je daar zojuist vandaan kwam)
- CTRL-SHIFT-Backspace: Zelfde als ALT-Pijl Links
Navigatie:
- F9: Verberg/toon het Application Menu
- F10: Wissel focus tussen File Menu en Application Interface. In het File Menu kun je met TAB de focus verplaatsen. Dat kan bv. handig zijn om van een scherm naar een bepaald subscherm te gaan, zoals op het Business Partner-scherm.
- CTRL-M: Wissel tussen Application Menu en Application Interface
- CTRL-SHIFT-M: Expandeer/comprimeer Application Menu
Bewerken:
- CTRL-N: Nieuw record
- CTRL-S: Sla huidige record op
- CTRL-SHIFT-S: Sla huidige record op en ga naar nieuw record
- CTRL-D: Verwijder record
- CTRL-Z: Maak wijzigingen ongedaan
- CTRL-A: Voeg aanhangsel toe aan transactie
- CTRL-F: Zoek
- CTRL-Home: Ga naar het eerste record
- CTRL-End: Ga naar het laatste record
- CTRL-Pijl Links: Ga naar het vorige record
- CTRL-Pijl Rechts: Ga naar het volgende record
- CTRL-L: Bekijk gelinkte items
Localization
Primaire bron: http://wiki.openbravo.com/wiki/Translating_Openbravo#Installing_a_new_translation
- Log in als System Admin
- Ga naar General Setup > Application > Language
- Selecteer het record dat hoort bij de gewenste taal, bv in grid view
- Vink System Language aan, maar niet Base Language
- Kies Verify Language. Ik dat Openbravo dan records aanmaakt van onvertaalde termen. Als je deze knop daarna nog een keer aanklikt, zul je zien dat er 0 records zijn toegevoegd. Deze theorie lijkt niet te kloppen. Je moet vervolgens
- Ga naar Application Dictionary > Setup > Element > Translation. Er moet een regel zijn aangemaakt voor de betreffende taal. De inhoud van die regel moet overigens Engelstalig zijn. Als er geen regel is aangemaakt, is er misschien iets misgegaan bij Verify Language, zoals hiervoor uitgelegd
- Creeer in de installatie-map van Openbravo een map AppsOpenbravo/attachments/lang/nl_NL (voor Nederlands).
- Download the vertaalde XML bestanden. Een Nederland taalpakket kun je downloaden vanaf http://groups.google.com/group/openbravo-localization-to-the-netherlands/files.
- Plaats deze bestanden in AppsOpenbravo/attachments/lang/nl_NL (voor Nederlands)
- Ga naar General Setup > Application > Import/Export Translation, Kies System bij Entity en de betreffende taal bij Language. Als het goed is zal Openbravo melden: Process completed succesfully.
- Ga naar Application Dictionary > Setup > Element. Kies een willekeurige term en kies daarna Translation. Als het goed is, zie je nu vertaling.
MVC-model
Openbravo (OB) is ontworpen volgens het Model-View-Controller design pattern. Dat is een broertje van het three-tier-architectuur-model, waarbij de presentatielaag is gesplitst in view en controller. Waarschijnlijk is de truuk hierachter, dat three-tier architecturen vaak tekort schieten: Presentatie- en business logic-laag zijn nooit goed te scheiden. Misschien is dat in het MVC-model beter te realiseren. Binnen webapplicaties zijn de lagen als volgt geimplementeerd:
- View: Statische HTML-code
- Controller: Server-sided dynamische code die content genereert
- Model: Storage + business rules
Voorbeeld:
- De gebruiker interacteert met de gebruikersinterface. Bv. Door op een knop te drukken
- De controller handelt het bijbehorende event af
- De controller interacteert met het model, wellicht resulterend in een verandering van de toestand van het systeem (bv. een winkelwagentje dat bijgewerkt wordt).
- De view wordt bijgewerkt
Toegepast op Openbravo:
- View: Gegenereerde statische HTML- en XML-code
- Control: Server-sided servlets en client-sided JavaScript.
- Model – Business rules: Java classes
- Model – Storage: Oracle of PostgreSQL database. De storage layer communiceert met de business layer middels JDBC: Java DataBase Connectivity
Product Categories
Middels Product Categories kun je producten samenvoegen voor analyse-doeleinden.
Je moet ingelogd zijn als domain admin om product categories te kunnen aanmaken. Als je ingelogd bent als gebruiker, blijven de betreffende velden grijs.
- Master Data Management > Product Setup > Product Category: Klik New Record
- De rest spreekt redelijk voor zich.
Products
Products kunnen oa. zijn:
- Goederen die je verkoopt
- Componenten voor assemblage of fabricage
- Goederen voor zakelijk gebruikt, zoals printers
- Kosten zoals taxi- en hotelrekeningen
- Bronnen zoals machines en personeel
Maak als volgt een nieuwe product aan (waarbij alleen de belangrijkste velden genoemd worden):
- Ga naar Master Data Management > Product. Maak een nieuw record aan
- Maak een selectie van Organization, indien dit product slechts betrekking heeft op een specifieke organisatie binnen deze client
- UPC/EAN: Vul hier een UPC of EAN-barcode in.
- UoM staat voor Unit of Measurement
- Sales Representative: Hier kun je de User Name opgeven van een sales representative van de client die verantwoordelijk is voor dit product
- Product Type: Selecteer het type product. Afhankelijk van de keuze, zijn er een aantal opties beschikbaar. De volgende Product Types zijn beschikbaar:
- Expense Type: Dit zijn kosten, zoals een taxi-rit, of toiletpapier. Dus iets wat in de winst- en verliesrekening een rol speelt, maar niet op de balans.
- Item: Een fysiek object voor productie, verkoop of voorraad
- Resource: Een persoon dat bijdraagt aan een project
- Service: Een dienst die van een derde afgenomen wordt, of aan een klant geleverd wordt
Rollen aanmaken & toekennen
Je kunt bepalen welke gebruikers welke rollen kunnen aannemen. Op die manier kun je bepalen tot welk gedeelte van Openbravo gebruikers toegang hebben.
Je creeert rollen als volgt:
- Zorg dat je ingelogt bent als MyCompanyAdmin
- Ga naar General Setup > Security > Role. Maak een nieuw record aan
- Client is al ingevuld. Indien je geen organizaties hebt gedefineerd, kun je bij Organization enkel kiezen uit '*'. Da's handig, want als je in de toekomst alsnog organizaties aanmaakt, dan zit deze rol er vast in.
- Name (bv. 'Sales'), Description, Active en Currrency spreken voor zich.
- User level is wel geinig: Hier kun je aangeven op wat voor niveau deze rol van betekenig is: Client, Client+Organization, Organization of System
- Manual: Indien aangevinkt, geeft dit aan dat je handmatig rechten toekent aan deze rol. Indien niet aangevinkt, heeft deze rol standaard alle rechten, tenzij je later rechten expliciet ontzegt.
Overige tabbladen:
- Org Access: Hier kun je aangeven tot welke organizaties binnen de client deze rol toegang heeft. Indien je geen organizaties hebt gedefineerd, is dit niet echt spannend.
- User Assignment: Ken de rol toe aan users. Voor elke rol-user-combinatie heb je een apart record nodig.
- Window Access: Ik denk dat je hier kunt bepalen tot welke schermen deze rol toegang heeft.
- Process Access: Koppel deze rol aan bepaalde processen, zoals hercompileren van database-objecten.
- Form Access: Koppel deze rol aan Special Forms, wat dat ook moge zijn
- Workflow Access & Task Access: Komt wel een keer
Verder kun je zelfs nog bepalen tot welke tabellen een bepaalde rol toegang krijgt. Dat gaat via General Setup > Security > Role Access.
System Level Configuratie & Client Level Configuratie
Je kunt OB op twee niveaus configureren. Op system level en op client level. Op system level beheer je de fundamentele structuur van Openbravo en bijbehorende brondata, zoals database-tabellen, kolommen, velden en menu's.
Op client level ben je bezig met transactionele data. Dus gegevens die met business processen te maken hebben. Bv. Business partners, producten, verkoop en inkoop.
Het systeem wordt aangemaakt tijdens de installatie van OB. Om de eerste client aan te maken, heb je de Initial Client Setup-procedure. Een OB-installatie heeft 1 system, maar kan meerdere clients hebben.
Om OB te configureren zijn twee gescheiden admin-rollen nodig (die beiden betrekking hebben op configuratie):
- System administrator-rol om het systeem op system level aan te passen. De system administrator heeft geen toegang hebt tot transactionele data, want uit beveiligingsoogpunt een goede zaak is. Als je voor de eerste keer inlogt (standaard met Openbravo/openbravo), dan heb je deze rol.
- Client adminstrator-rol: Voor elke client binnen een OB-installatie heb je een specifieke admin-role. Daarmee kun je die zaken inrichten die uitsluitend betrekking hebben op deze specifieke client. Deze maak je zelf aan. Overigens: Naast de client admin role heb je tevens een gewone client role. Dus standaard heb je minimaal drie logins op een Openbravo-installatie.
Users & rollen
Als je inlogt in Openbravo, doe je dat als een bepaalde user, met bijbehorende login-naam en wachtwoord. Users kunnen verschillende rollen hebben.
Er is 1 user die de system administrator-rol heeft: Gebruiker Openbravo.
Bovenaan het menu in linkervlak zie je de naam van de ingelogde user. Als je daarop klikt, of op het poppetje links daarvan, krijg je meer gegevens omtrent deze user te zien, inclusief een aardig overzicht van de hierarchie:
user > role > entity > organization > warehouse.
Hierbij is entity hetzelfde als client. In het onderste gedeelte van het scherm kun je de rol, entity, organization en warehouse voor deze user voor deze sessie aanpassen. Als je bv. voor rol system administrator kiest, dan wordt entity automatisch system en warehouse wordt blanco. Dit is omdat je als sytem administrator alleen systeembrede structurele wijzigingen mag aanbrengen.
De drop-down box role is een handige manier om te zien welke rollen je mag aannemen zijnde de user waarmee je bent ingelogd. Als je bv. inlogt als user Openbravo, mag je alle rollen aannemen. Als je inlogt met het admin-user-account behorende bij een client, mag je standaard alleen kiezen tussen de admin en de user rol voor alleen die specifieke client.
Verder kun je in dit scherm bepalen wat de standaard-rol voor een user is. Da's handig.
Voorbeelddata
Een standaardinstallatie van Openbravo bevat voorbeelddata van een fictieve client genaamd Big Bazaar. Die kun je prima verwijderen. Zo lang je maar niet de Openbravo system administration account verwijderd, want dan kun je je systeem niet meer beheren.
