Openbravo 2.50 - configuratie
Uit DeVliegendeWiki
Artikelen op deze pagina staan in volgorde van relevantie, en niet alfabetisch.
Externe documentatie:
- Openbravo - Wiki - ERP 2.50 Configuration Manual
- Openbravo - Wiki - Functional Documentation
- Hopelijk de hoofdpagina van Openbravo forums
Configuratieniveau's: Systeem & Entiteit
Je kunt Openbravo op twee fundamentele niveaus beheren en configureren: system level (of systeemniveau) en entity level (of entiteitsniveau).
Systeem:
- Op systeemniveau heb je te maken met de onderliggende technologie van Openbravo. Dus zaken zoals tabellen, kolommen, velden en menu's
- Het systeem dat je op systeemniveau beheert, wordt automatisch aangemaakt als je Openbravo installeert
- Een installatie van Openbravo kent één systeemniveau, maar mogelijk meerdere klanten.
- Bij installatie van Openbravo wordt een System Administrator rol (systeembeheerderrol) automatisch aangemaakt. Als je inlogt als Openbravo/openbravo, ben je systeembeheerder
Klant:
- Op klantniveau wordt transactionele data verwerkt; gegevens die relevant zijn voor het bedrijf en bedrijfsactiviteiten, bv. inkopen, verkopen, productie, etc.
- Tijdens installatie van Openbravo wordt er geen klant aangemaakt. Dat kun je zelf doen via Initial Client Setup.
- Per klant wordt een client admin role aangemaakt als onderdeel van de Initial Client Setup.
Bron: ERP 2.50 - Configuration Manual - Getting Started
Organisatieniveau's: Entiteiten, Organisaties & Opslagruimtes
Openbravo kent drie organisatieniveau's, die in de juiste volgorde geconfigureerd moeten worden:
Entiteiten:
- Openbravo is een multi-client applicatie: Je kunt meerdere klanten configureren en beheren met één Openbravo-installatie
- Klanten binnen een Openbravo-installatie kunnen geen gegevens met elkaar uitwisselen. Ze zijn volledig gescheiden
- Klanten binnen een Openbravo-installatie hebben wel dezelfde look and feel, zoals gedefineerd in de Applicattion Directory.
- Voor de meeste kleine bedrijven is maar één klant vereist. Enkel grote en complexe bedrijven kunnen behoefte hebben aan meerdere klanten.
Organisatie:
- Organisaties vormen een onderverdeling van klanten.
- Voorbeelden van organisaties: Verschillende filialen van een bedrijf, of verschillende rechtspersonen waar een bedrijf uit bestaat
- Een entiteit kan een onbeperkt aantal organisaties en suborganisaties hebben
Warehouse (opslagruimte):
- Elke organisatie kan een onbeperkt aantal opslagruimtes hebben voor goederen of materiaal.
- Doorgaans zullen opslagruimtes fysieke gebouwen zijn, maar in Openbravo kun je ook opslagruimte in bv. trucks als opslagruimte configureren, om op die manier voorraad en voorraadverandering accuraat te kunnen modeleren.
Bron: ERP 2.50 - Configuration Manual - Getting Started
Initieel inloggen; Heartbeat
Direct na installatie kun je zonder herstarten inloggen met loginnaam/wachtwoord: Openbravo/openbravo. Let op: Eerste keer met hoofdletter, tweede keer zonder. Deze login/user/gebruiker hoort bij de systeembeheerrol.
In Openbravo ben je altijd een gebruiker (user) als je bent ingelogd. Verschillende gebruikers kunnen verschillende rollen hebben, etc.
Ook aardig: Omdat Openbravo webbased is, kun je direct vanaf andere computers verder werken.
Bij initieel inloggen vraagt Openbravo of je heartbeat wilt configureren. Dat houdt in dat periodiek systeemgegevens overgefietst worden naar Openbravo. Lijkt me prima voor testinstallaties, maar slechts in specifieke gevallen geschikt voor productie-installaties.
Interface: Schermonderdelen
De Openbravo-interface bestaat uit vier of vijf onderdelen.
| Onderdeel | Uitleg |
|---|---|
| Gebruikersinfo: Poppetje, linksboven + naam naast poppetje | Zowel het poppetje als de naam brengt je naar het pop-up-scherm User options. Hier kun je voor deze gebruiker voor deze sessie bepalen: rol, entities, opslagruimte, taal, en organisatie. Verder kun je het wachtwoord wijzigen. Sneltoets: CTRL-U |
| Afsluitknop: Rode kruisje, bovenaan | Gebruiker (user) uitloggen. Sneltoets: CTRL-Q |
| Symbool rechts bovenaan | Dit symbool doet denken aan symbool WinZip. Het dient om het menu te expanderen. Sneltoets: CTRL-SHIFT-M |
| Gevarendriehoek & "0 Alerts" | Beide links brengen je naar het Alert Management-scherm, waar je iets met rules kunt doen. Sneltoets: F8 |
Het bestandsmenu (file menu) is het menu dat soms verschijnt aan de bovenkant van het hoofdscherm. Het hoort altijd bij datgene wat er wordt afgebeeld in het hoofdscherm.
Interface: Sneltoetsen
| Sneltoets | Uitleg |
|---|---|
| F5 | Refresh. Hiermee ga je naar de startpagina van Openbravo |
| F8 | Open Alert Management-scherm |
| F11 | Maximaliseer browser-scherm. Dat werkt erg prettig |
| CTRL-U | Open User Options-scherm |
| CTRL-Q | Log uit |
| CTRL-I | Open About Window |
| CTRL-H | Open Help-scherm. Dit is contextuele help, afhankelijk van de inhoud van het hoofdscherm |
| CTRL-R | Ververs het huidige scherm |
| CTRL-G | Wissel tussen Grid view (rasterweergave) en Form view (formulierweergave) |
| ALT-Pijl links of CTRL-SHIFT-Backspace | Ga naar het vorige scherm (standaard browser-sneltoets) |
| ALT-Pijl rechts | Ga naar het volgende scherm (als je daar al bent geweest) |
| Sneltoets | Uitleg |
|---|---|
| F9 | Verberg/toon het applicatiemenu |
| F10 | Wissel tussen hoofdscherm en File menu (bestandsmenu). Binnen menu's kun je met TAB van control wisselen. Dat kan bv. handig zijn om van een scherm naar een bepaald subscherm te gaan, zoals op het Business Partner-scherm. |
| CTRL-M | Wissel tussen applicatiemenu en hoofdscherm |
| CTRL-SHIFT-M | Expandeer/comprimeer applicatiemenu |
| Sneltoets | Uitleg |
|---|---|
| CTRL-N | Nieuw record |
| CTRL-S | Sla huidige record op |
| CTRL-SHIFT-S | Sla huidige record op en ga naar nieuw record |
| CTRL-D | Verwijder huidige reord |
| CTRL-Z | Maak wijzigingen ongedaan |
| CTRL-A | Voeg aanhangsel toe |
| CTRL-F | Zoek |
| CTRL-HOME | Ga naar eerste record |
| CTRL-END | Ga naar laatste record |
| CTRL-Pijl links | Ga naar vorige record |
| CTRL-Pijl rechts | Ga naar volgende record |
| CTRL-L | Bekijk gelinkte items |
Bron: Openbravo.,com - Wiki - User Manual 2.40 - Keyboard Shortcuts
Bepaal de structuur van het bedrijf
Handig om nu de structuur te bepalen van het bedrijf zoals je dat wilt modelleren in Openbravo. In het vervolg van dit document wordt uitgegaan van de volgende structuur:
- Eén entiteit
- Eén organisatie. Mogelijk later een additionele (bv. een b2c winkel naast een primaire b2b handelsonderneming). Steeds geldt één stel jaarstukken en één rechtspersoon
- Eén Boekhoudschema. Ook als er later een organisatie bijkomt
- Boekhoudfunctionaliteit wordt wellicht niet direct gebruikt, maar prettig als dit wel mogelijk is
Bron: ERP 2.50 Configuration Manual - Modeling your enterprise
Initial Client Setup
Log in als systeembeheerder en ga naar General Setup > Initial Client Setup.
| Veld | Uitleg |
|---|---|
| Client | De naam van de betreffende entiteit. Doorgaans is dit de naam van het betreffende bedrijf |
| Client Username | Gebruikersnaam voor het admin account behorende bij deze entiteit. Voorbeeld: Jeroen01Admin |
| Include accounting | Wil je in Openbravo boekhouding voor deze entiteit bijhouden? Doorgaans is dit een goed idee |
| Accounting File | Upload het boekhoudschema voor deze entiteit. Een Nederlands schema is hier te downloaden |
| Reference data | Onbekend |
| Accounting Dimensions | Onbekend |
Vervolgens creeert Openbravo de entiteit:
- Het resulterende scherm met report summary lijkt de focus niet te kunnen krijgen. Daardoor kun je de inhoud niet copieren.
- Een client admin role wordt aangemaakt met naam bedrijf <spatie> Admin
- Een client admin account wordt aangemaakt. Deze correspondeert met de gebruikersnaam die je tijdens het invoeren hebt opgegeven bij Client Username.
- Wachtwoord voor het client admin account: Zelfde als de Client Username
- De client admin account heeft toegang tot de client admin role
Indien je hebt aangegeven dat je gebruik wilt maken van het boekhoudgedeelte van Openbravo, wordt tevens aangemaakt:
- Boekhoudschema
- Financiele kalender
Bronnen:
- ERP 2.50 Configuration Manual - Modeling your enterprise - Setting up a client
- Geen contextuele hulp beschikbaar (CTRL-H)
Organisaties
Organisaties zijn vergelijkbaar met business units: Logische indelingen van een bedrijf in kleinere onderdelen. Organisaties worden onafhankelijk bestuurd, maar ze kunnen wel gegevens (zoals klanten) delen met elkaar. De entiteit kun je indelen in organisaties als een boomstructuur. Zodat bepaalde organisaties met specifieke andere organisaties gegevens kunnen uitwisselen. Organisaties zijn altijd verbonden met de entiteit-als-geheel. Je hebt dus geen geissoleerde organisaties.
Misschien passende voorbeelden:
- McCain Foods met een hoofdkantoor in Hoofddorp, en fabrieken in Lelystad en Lewedorp
- Constructies met bv's met holdingmaatschappijen en werkmaatschappijen.
Standaard kent Openbravo vier soorten organisaties. Die verschillen tav. de volgende kenmerken:
| Kenmerk | Uitleg |
|---|---|
| Organization | De naam van de betreffende organisatie. Een voorbeeld in een forum gebruikte main indien je geen onderverdeling in organisaties behoeft |
| Legal entity | Is de betreffende organisatie een rechtspersoon? |
| Accounting | Boekhouding wel/niet bijhouden met Openbravo? |
| Transactions allowed | Mag de betreffende organisatie 'zakelijke handelingen' verrichten, zoals kopen of inkopen? |
| Business unit | Onbekend |
| Organisatietype | Uitleg |
|---|---|
| Organization | Tijdens Initial Client Setup wordt een superorganisatie ('*' genoemd) aangemaakt waar alle andere organisaties onder vallen. Het kan zijn dat je geen behoefte hebt aan indeling in organisaties, maar in dat geval is het waarschijnlijk niet mogelijk om te volstaan met de superorganisatie, omdat die geen juridische entiteit kan zijn, en geen transacties ondersteunt:
|
| Legal with accounting | Voor organisaties die rechtspersonen zijn en waarvoor de boekhouding in Openbravo bijgehouden moet worden. Vermoedelijk moet je minimaal één organisatie hebben binnen je entiteit die een rechtspersoon is, omdat je anders een bedrijf hebt dat geen rechtspersoon is (waarschijnlijk maakt het niet uit dat een bedrijf ook een natuurlijk rechtspersoon kan zijn):
|
| Legal without accounting | Indien een bedrijf een rechtspersoon is, maar boekhouding niet in Openbravo bijgehouden moet worden:
|
| Generic | Een organisatie die geen rechtspersoon is, maar wel transacties kan uitvoeren. Vermoedelijk kun je geen entiteit hebben met alleen maar één organisatie van dit type:
|
Let op: Ook al zijn entiteiten gescheiden van elkaar, toch kun je niet dezelfde naam gebruiken voor organisaties in verschillende entiteiten.
Bron: Openbravo - Functional Documentation - General Setup
Initial Organization Setup
Log in met de admin role behorende bij deze entiteit. Dat kun je oa. doen door uit te loggen (CTRL-Q) en in te loggen met het admin account behorende bij deze entiteit. Een andere manier om de admin role aan te nemen: Zonder uit te loggen naar het User Info-scherm gaan (bv. CTRL-U) en de betreffende admin role te kiezen
Ga naar General Setup > Enterprise > Initial Organization Setup
| Veld | Uitleg |
|---|---|
| Organization | De naam van de betreffende organisatie. Een voorbeeld in een forum gebruikte main indien je geen onderverdeling in organisaties behoeft |
| Organization Username | Wellicht dat MainUser aardig is voor de eerder genoemde situatie |
| Organization type | Hier heb je vier opties. Waarschijnlijk is generic wat we zoeken |
| Parent organization | Waarschijnlijk relevant voor suborganisaties. Anders '*' gebruiken |
| Location/Address | Geeft een pop-up-scherm waarin je adresgegevens kunt invoeren. In OB 2.50 lijkt 'Holanda' eindelijkvervangen te zijn door 'The Net herlands' |
| Include accounting | Met het vinkje geef je waarschijnlijk aan dat je Openbravo wilt gebruiken voor bijhouden van de boekhouding voor deze organisatie |
| Accounting File | Onduidelijk of je verplicht een boekhoudschema moet opgeven, of dat-ie anders het schema van de entiteit gebruikt. |
| Currency | Verplicht veld. Hij neemt dus niet als standaardwaarde de waarde van de entiteit over |
| Reference data | Onbekend |
| Accounting dimensions | Onbekend |
Organisaties beheren
Indien je een fout hebt gemaakt bij de Initial Organization Setup: Deze kun je beheren via
General Setup > Enterprise > Organization
al lijkt het erop dat je hier niet alle aspecten kunt beheren die je hebt bepaald bij de Initial Organization Setup. Je kunt hier trouwens wel organisaties verwijderen. Wil je een organisatie verwijderen om 'm daarna via Initial Organization Setup opnieuw aan te maken: Lees dan ook het volgende hoofdstuk omtrent verwijderen van de bijbehorende user. D
Gebruikers beheren
Indien je bij Initial Organization Setup een fout hebt gemaakt, en daarna via General Setup > Enterprise > Organization deze organisatie hebt verwijderd om 'm daarna opnieuw aan te maken via Initial Organization Setup, krijg je de foutmelding dat de betreffende user al bestaat. Is ook wel logisch: Je kunt een organisatie wel verwijderen, maar als dan ook de bijbehorende user (gebruiker) verwijderd wordt, kan je administratie totaal in duigen vallen ivm. gelinkte gegevens.
Om gebruikers te beheren en/of te verwijderen, ga naar:
General Setup > Security > User
en beheer of verwijder de betreffende gebruiker.
Summary Organizations
Je kunt organisaties het kenmerk Summary Organization of Summary Level geven. Dat kan niet tijdens Initial Organization Setup, maar wel later via
General Setup > Enterprise > Organization
Summary Organization zijn te vergelijken met vertakkingen in een boom. Ze dienen om informatie van de onderliggende suborganisaties te verzamelen bv. voor rapportagedoeleinden. Wellicht vergelijkbaar met een holdingsstructuur en werkmaatschappijen en participatiemaatschappijen.
Bronnen:
- Contextuele help
- ERP 2.50 Configuration Manual - Modeling your enterprise: Van weinig nut
Maatwerk-organisaties aanmaken
Standaard zijn er vier typen organisaties. Indien je daar de behoefte aan hebt, kun je je eigen organisatietype toevoegen via
General Setup > Enterprise > Organization Type
Maar dat wordt hier niet verder behandeld.
Bron: ERP 2.50 Configuration Manual - Modeling your enterprise
Organisatiestructuur definitief maken
Je kunt een grafische weergave van je organisatiestructuur oproepen via:
General Setup > Enterprise > Organisation: Tree-knop
De tree-knop vindt je in de header van het hoofdscherm. Dus boven het bestandsmenu, links van de paperclip. Het ziet er trouwens niet uit als een tree. In deze grafische representatie kun je zelfs de structuur aanpassen.
Op het scherm waar de tree-knop bij hoort, heb je tevens een knop om de structuur definitief te maken. Daar wordt oa. gecontroleerd dat je minimaal één organisatie moet hebben die een rechtspersoon is. Verder moet een organisatie-met-boekhouding ergens een agenda hebben, waarschijnlijk ivm. kascontrole. Als je Allow Period Control hebt aangevinkt, wordt zo'n agenda vanzelf aangemaakt.
Business Partner Categories
Als je business partners invoert, moet je die verplicht toekennen aan een business partner category. Volgens de Configuration Manual zouden de volgende categorieen al standaard aanwezig zijn, maar ik kan ze niet vinden:
- Creditor
- Customer
- Standard
- Vendor
Misschien komt dat doordat we een deel van het opzetten van de boekhouding hebben overgeslagen.
Master Data Management > Business Partner Setup > Business Partner Category
zelf de volgende categorieen toegevoegd:
- Klant (spelling enkelvoud gehouden zoals voorbeeld standaard-categorieen)
- Generiek (omdat ik 't eigenlijk niet goed snap)
Business Partners
Een business partner kan een klant, een leverancier of een werknemer zijn; iedereen met wie het bedrijf (de entiteit) transacties doet. Het aardige is, dat een bepaalde business partner zelfs meerdere rollen kan hebben. Bv. klant en leverancier. Je hoeft zo'n business partner maar één keer in te voeren, zei het dat je wel twee subschermen moet doorlopen. Business partners kun je handmatig invoeren, maar ook importeren.
Om een business partner aan te maken:
Master Data Management > Business Partner
Business Partner - Hoofdscherm
| Veld | Uitleg |
|---|---|
| Client | De entiteit waar deze business partner zaken mee doet. Ik snap niet goed waarom je deze optie hebt: Het lijkt me onlogisch dat je hier business partners voor andere entiteiten zou willen invoeren. Overigens, ingelogd als admin behorende bij een klant, kan ik kiezen tussen die klant en het systeem als entiteit. |
| Organization | Indien de betreffende business partner met alle organisaties binnen de entiteit zaken doet, kun je de superorganisatie selecteren (*) |
| Search Key | Zelfde als een ID voor deze business partner. Voorbeeld: Eerste drie letters van de naam + eerste drie letters van de plaats |
| Greeting | Aanhef die je gebruikt voor deze business partner, bv. in correspondentie. |
| Name | |
| Name 2 | |
| Description | |
| Active | |
| Summary level | |
| Tax Exempt | |
| Tax ID | |
| Reference No. | |
| Valuation | Het belang van deze business partner, uitgedrukt op een schaal. Je kunt maar één karakter invoeren. Voorbeeld: "w" voor wanbetalers. |
| Business Partner Category | Dit is een verplicht veld, en volgende de Configuration Manual zouden er al een handjevol categorieen zijn gedefineerd. Indien de lijst leeg is, wellicht handig zelf categorieen te defineren. |
| Language | |
| URL | |
| Potential Customer | |
| Consumption Days | |
| Acquisition Cost | |
| Isofiscalcode | |
| Fiscalcode |
Business Partner - Customer subscherm
Hier zijn vrijwel geen verplichte velden die verwijzen naar gegevens elders. Je kunt dit snel en makkelijk invoeren.
| Veld | Uitleg |
|---|---|
| Number of Copies | Waarschijnlijk het aantal exemplaren dat ze standaard van afgedrukte documenten willen ontvangen. |
| Invoice Terms | Hoe wordt deze klant gefactureerd en met welke frequentie? Vaak luistert dat heel nauw. Standaard opties:
|
| Invoice Schedule | Titel is een link naar het Invoice Schedule-scherm. Standaard kun je kiezen voor een factuurschema met dagelijkse, wekelijkse, tweewekelijkse en maandelijkse facturatie. |
| Invoice Grouping | Indien je gebruikt maakt van invoice scheduling, kun je hier aangeven hoe de verzamelde factuurregels verzameld moeten worden |
| Delivery Terms | Geeft aan wanneer er geleverd moet worden. Standaard-opties:
|
| Delivery Method | Manier van aflevering. Standaard-opties:
|
| Price List | Je kunt voor goederen verschillende prijslijsten bijhouden. Dat is errug handig, omdat niet alle klanten dezelfde prijzen krijgen. Bv. voor inkoopcombinaties worden andere prijzen gehanteerd dan voor individuele klanten. |
| Form of Payment | Wijze waarop deze klant betaalt. Standaard-opties:
|
| Payment Terms | De titel is een link naar het Payment Terms-scherm. Hier kun je betalingscondities beheren, inclusief omschrijvingen en betalingstermijnen in dagen en regels voor te late betaling. |
| Sales Representative | Sales representative/account manager vanuit deze entiteit. Zo'n sales representative moet een business partner zijn die aangemerkt is als medewerker en als sales representative |
| Print Discount | Moeten kortingen wel of niet meegeprint worden op documenten? |
| Order Description | Standaardomschrijving voor orders van deze klant |
| Credit Limit | Maximaal toegestande openstaande bedrag. Als dit bedrag wordt overschreven, verschijnt er een waarschuwing |
| Transactional Bank Acocunt | Standaard-bankrekening waarop deze klant kan betalen |
| Maturity Date 1, 2, 3 | Aantal dagen waarna een factuur te laat is |
| SO BP Tax Category | Business Partner Tax Category. Standaard-categorie voor BTW (sales tax) |
| Potential Customer | |
| Consumption Days | |
| Acquisition Cost | |
| Isofiscalcode | |
| Fiscalcode |
Business Partner - Vendor/Creditor subscherm
Op het moment dat je het vinkje bij Vendor aanvinkt, verschijnt een deel van de invoervakken.
| Veld | Uitleg |
|---|---|
| PO Form of Payment | PO Staat voor Purchase Order (inkooporders). Standaard aanweze opties voor standaard betaling van inkooporders:
|
| PO Payment Terms | Betaalcondities voor inkooporders. De titel is een link naar het Payment Term-scherm waar je betaalcondities kunt bijhouden met zowel tekstuele omschrijvingen alswel betaaltermijnen |
| Purchase Pricelist | De titel is een link naar het Price List-scherm. Je kunt prijslijsten bijhouden met de prijzen die deze leverancier hanteert |
| Bank Account | Standaard bankrekening van deze leverancier. De titel is een link die verwijst naar het Bank-scherm, ook te bereiken via Financial Management > Receivables & Payables > Setup > Bank > Bank |
| PO Maturity Date 1, 2, 3 |
Business Partner - Employee subscherm
| Veld | Uitleg |
|---|---|
| Is Sales Representative | Dit is het veld sales representative waarnaar verwezen wordt op het Customer-subscherm |
| Current Salary Category | De titel is een link naar het Salaray Category-scherm. Daar kun je salaris-categorieen beheren als kostenpost. |
Business Partner - Bank Account subscherm
Dit beteft bankrekeningen van de business partner, en niet van je eigen bedrijf.
Business Partner - Location/Address subscherm
Je kunt onbeperkt adressen per business partner bijhouden. Je kunt tevens aangeven of een adres een afleveradres, factuuradres, adres is waarvandaan betaald wordt, of een Remit to Address-adres is (wat dat ook moge zijn).
Business Partner - Contact subscherm
Per business partner kun je onbeperkt contactpersonen bijhouden.
Business Partner - Withholding subscherm
Onduidelijk. Lijkt iets met berekeningen, geld en eventueel belasting te maken te hebben
Business Partner - Product Template subscherm
Sjabloon om versneld eenvoudige orders voor deze business partner aan te maken
Business Partner - Shipment Route subscherm
Ik geloof dat je deze business partner een positie kunt geven op standaard afleverroutes
Business Partner - Discount subscherm
Beheren van kortingen voor deze business partner
Business Partner - Volume Discount subscherm
Staffelkortingen
