Uit DeVliegendeWiki

Ik besteed veel tijd en aandacht aan mijn e-mails, vooral als het om lastige issues gaat, of de relatie met de andere partij moeizaam is. Deze pagina behandelt een aantal principes die ik daarbij probeer toe te passen

Inhoud 1 Bevestig 2 Compact 3 Feiten ipv. mensen 4 Houdt het eenvoudig 5 Maak het klein 6 Permanentie

Bevestig

Mensen (vooral vrouwen, heb ik de indruk) vinden het heel vervelend als ze niet gehoord worden, bijvoorbeeld doordat de ander zonder goed te luisteren gelijk zijn of haar standpunt er tegenaan smijt. Ik geloof dat het belangrijk is om te laten blijken dat ik de ander gehoord of gelezen heb, voordat ik met mijn deel van het verhaal kom.

Bij mondelinge communicatie kan de LSD-methode helpen: Luisteren, Samenvatten, Doorvragen.

Compact

Met compact bedoel ik, dat er geen losse eindjes, of controversiële uispraken zijn, waar mensen hun nagels achter kunnen krijgen om de boel in de war te schoppen: 'verwarring is het teken van de duivel'. Het beeld wat ik bij dit principe heb, is een gladde metalen kogel: compact en gefocused, helemaal rond, zonder naden.

Feiten ipv. mensen

Soms word ik benaderd door iemand die een issue heeft met weer iemand anders, en dat met mij wil bespreken. Vaak blijft aan het eind van zo'n gesprek de vraag over, hoe dit nu over te brengen op het betreffende derde persoon. Ik heb de indruk dat het beste antwoord daarop is: 'bespreek het zoals wij het zojuist besproken hebben'. Oftewel: Het gaat helemaal niet over dat persoon. Het gaat over feiten, gebeurtenissen en wellicht principes.

Dat haalt gelijk een hoop angels uit zo'n e-mail.

Houdt het eenvoudig

Het belangrijkste principe voor mij is om correspondentie zo eenvoudig en kort mogelijk te houden.

De schrijver van Le Petit Prince, Antoine de Saint-Exupéry, zou ooit gezegd hebben: 'Perfectie is bereikt, niet wanneer je niets meer kunt toevoegen, maar wanneer je niets meer kunt weglaten'. Dat spreekt me erg aan. Ik probeer in al mijn doen en laten eenvoud na te streven, omdat ik denk dat je dan dichter bij de essentie komt. Waarschijnlijk is deze slogan hetzelfde als: 'schrijven is schrappen' en tot op zekere hoogte: 'kill your darlings'. Sommige van mijn beste e-mails zijn e-mails waarin ik op een complex iets antwoordde met maar één of twee regels.

Een paar practische manieren hieromtrent:

• Schrap bijvoeglijke naamwoorden;
• 'als je iets van twee woorden kunt vervangen door één woord, is dat te prefereren';
• Schrap onnodige lidwoorden;
• Eenvoudig taalgebruik.

Maak het klein

Maak het klein, 'houd het licht', of 'there are no big issues', is het tegenovergestelde van 'zwaar-op-hand zijn'. Het helpt om zaken luchtig te brengen.

Permanentie

Een gesproken zin is na een seconde uitgestorven, maar een geschreven zin blijft bestaan, en kan door de ontvangen zo vaak worden herlezen als hij of zij wil. Dat maakt dat er veel gewicht toegeschreven kan worden aan het geschrevene, en elk woord afgewogen moet worden.

Situaties waarin dat in het bijzonder een rol kan spelen:

• Als je niet zeker van je zaak bent, bijvoorbeeld bij een persoonlijk conflict;
• Indien emotie een rol speelt.

Uiteraard kun je elke zin voorzien van woorden om de betekenis van de zin af te zwakken, maar waarschijnlijk is het effectiever om de betreffende correspondentie kort te houden. En licht ('maak het klein').